送り状発行システムの導入手順｜現状整理から運用開始まで

執筆：株式会社ノリック

送り状発行システムの導入で必要な現状整理、運送会社との調整、テスト、本番切り替えを解説します。

送り状発行システムの導入は、製品を選んで終わりではありません。現状の出荷業務を整理し、運送会社や既存システムとの条件を確認したうえで、実際の帳票とデータを使ってテストすることが大切です。

１．現場の業務と課題を整理する

運送会社、サービス、拠点、送り状の種類、出荷件数を一覧にします。画面の切り替え、二重入力、帳票の照合、出荷後の問い合わせなど、時間のかかる工程も確認しましょう。

担当者ごとに手順が違う場合は、例外も含めて聞き取ります。繁忙期の件数や、通常とは違う出荷も重要です。

送り状・荷札の発行だけでなく、運送EDI、既存システムとの連携、発送連絡、出荷実績の返却まで含めるかを決めます。標準対応とカスタマイズの範囲を分けて確認してください。

物流、情報システム、運送会社、システム提供会社の窓口と、判断する人を決めておくと、途中で確認が滞りにくくなります。

出荷指示データの形式、必須項目、自社伝票番号、届け先コードなどを確認します。帳票は運送会社ごとのサンプルを集め、用紙、プリンタ、バーコードの読み取りも確認します。

運送EDIの利用条件や必要なテストは運送会社により異なります。対象となるサービス・拠点を伝え、手続きを確認しましょう。

通常の出荷だけでなく、複数個口、住所の不足、送り状の取消・再発行、データの再取込、プリンタ停止なども確認します。テストで発行したデータを本番に混ぜないための手順も必要です。

必要に応じて運送会社や拠点を分けて移行し、旧手順へ戻す条件も決めます。本番開始後は、発行件数、作業時間、修正件数、問い合わせ対応時間など、導入前に決めた指標で比較します。

データ項目や形式の整合を考える際は、国土交通省の物流情報標準化に関する案内も参考になります。

対象会社数、拠点、連携内容、運送会社との調整やテストにより異なります。現行のデータと帳票を用意したうえで、個別に確認してください。

ノリックでは、マスターズEDIの導入に際し、運送会社との交渉・打ち合わせを含めて支援しています。導入について相談する