送り状の電子化とは？運送EDIとの違い、メリットと導入手順を解説

出荷のたびに、運送会社ごとのシステムへ届け先を入力したり、複写式の送り状と荷札を照合したりしていませんか。利用する運送会社や出荷件数が増えるほど、入力や確認の手間は大きくなりがちです。

送り状の電子化とは、送り状の作成や運送会社との情報のやり取りに使う出荷情報をデータで扱い、手入力や紙の伝票に頼る工程を見直すことです。 基幹システムや倉庫管理システム（WMS）の出荷データを活用すれば、送り状の発行や運送会社へのデータ連携を効率化できます。

この記事では、送り状の電子化と運送EDIの違い、期待できる効果、導入前に確認したい点を、荷主企業の出荷業務に沿って解説します。

送り状の電子化とは

送り状の電子化は、出荷先・品名・個数などの情報をデータで扱い、送り状作成や運送会社への出荷情報の連携に活用する取り組みです。

例えば、受注後に基幹システムから出力した出荷指示データを、送り状発行システムに取り込む方法があります。各運送会社のシステムへ同じ届け先情報を繰り返し入力する代わりに、既存のデータを活用できるのが特徴です。

電子化の範囲は、導入するシステムや運送会社との契約によって異なります。送り状の作成だけを効率化する場合もあれば、出荷データの送信や送り状番号の基幹システムへの返却までつなぐ場合もあります。

電子化しても荷札の印刷は必要？

必要な場合があります。 運送会社に出荷情報をデータで送っても、荷物を識別するためのバーコード付き荷札などは、運用に応じて印刷・貼付します。

「送り状レス」と呼ばれる運用でも、すべての紙がなくなるとは限りません。どの帳票を印刷し、どのデータを送るかは、利用する運送会社と事前に確認しましょう。

送り状の電子化・送り状発行システム・運送EDIの違い

送り状発行システムと運送EDIは、どちらか一方を選ぶ関係ではありません。送り状や荷札を発行しながら、出荷データを運送会社に送るというように、組み合わせて使えます。

例えばヤマト運輸は、同社のデータ交換規約に基づいて作成した出荷予定データを伝送する「EDIツール」を案内しています。実際の連携条件は各運送会社に確認が必要です。参考：ヤマト運輸「EDIツール」とは

送り状を電子化する４つのメリット

1. 運送会社ごとの入力・システム切り替えを減らせる

複数の運送会社を使っている場合、会社ごとのシステムにログインし、それぞれ送り状を作っている現場もあります。

複数社に対応する送り状発行システムを使えば、共通の出荷データをもとに帳票を発行できます。作業画面の切り替えや、届け先情報を重複して入力する手間の削減が期待できます。

2. 手入力や帳票の照合作業を見直せる

既存システムの出荷指示を取り込めば、住所や品名などを転記する場面を減らせます。データ連携によって、複写式の送り状と荷札の組み合わせ方を見直せるケースもあります。

ただし、取り込み元のデータに誤りがあれば、その誤りも引き継がれます。マスタの整備や、出荷前の確認手順は引き続き重要です。

3. 運送会社への出荷情報の連携を進められる

運送EDIに対応すると、必要な出荷情報を運送会社とデータでやり取りできます。運送会社ごとに、必要項目、データ形式、送信のタイミングなどは異なるため、事前の調整が必要です。

4. 出荷後の問い合わせに対応しやすくなる

自社の伝票番号と運送会社の送り状番号を関連付けて管理できれば、出荷先からの問い合わせに対して、どの運送会社の荷物かを調べやすくなります。

例えば、送り状番号を含む出荷実績データを基幹システムへ返すことで、営業や事務の担当者が自社伝票を起点に確認できる運用を検討できます。利用できる項目や連携方法はシステムによって異なります。

導入前に確認したい５つのポイント

1. 利用中の運送会社と、対応範囲

現在利用している運送会社と、会社ごとの出荷件数、使用する送り状・荷札の種類を一覧にします。システムの対応一覧に名前があっても、利用するサービスや拠点、運用条件まで適合するかは個別に確認しましょう。

2. 基幹システム・WMSから出せるデータ

CSVや固定長データなど、現在のシステムから出力できる形式と項目を確認します。特に、届け先コード・住所・品名・個数・自社伝票番号などを、どの項目に対応させるかが重要です。

国土交通省の物流情報標準ガイドラインでも、事業者ごとのデータ項目や形式の違いが、情報連携を難しくする要因として整理されています。項目名だけでなく、日付や数量の意味・単位まで確認しておきましょう。

3. 荷札・複写式送り状・プリンタの扱い

電子化後に必要な帳票、用紙サイズ、バーコードの印字、使用するプリンタを確認します。複写式送り状が必要な運送会社や取引先が残る場合は、その運用も含めて検討します。

4. 運送会社との調整とテスト

運送EDIを使う場合、運送会社との事前の打ち合わせや、テストデータの確認が必要になることがあります。必要な手続き、送信方法、確認先、本番開始日を整理し、誰が調整するか決めておきましょう。

5. 障害時・繁忙期の運用

データを取り込めない、送信に失敗した、プリンタが使えないといった場合の対応も決めておきます。再送の手順、重複送信を防ぐ確認方法、運送会社への連絡先を用意すると安心です。

送り状の電子化を進める手順

1. 現状を整理する：運送会社、出荷件数、送り状・荷札の種類、入力や照合にかかる作業を洗い出します。
2. 改善したい範囲を決める：送り状発行だけか、運送EDI、出荷実績の返却まで行うかを決めます。
3. 連携条件を確認する：基幹システム・WMSの出力形式と、運送会社が求めるデータ・帳票を確認します。
4. システムを選び、運送会社と調整する：必要な機能、費用、導入支援の範囲、テスト手順を確認します。
5. テスト後に段階的に運用を始める：実際の送り状・荷札の印字、データ送信、番号の照合、エラー時の対応を確認してから本番に移ります。

効果を確認するには、導入前後で「運送会社ごとの入力時間」「送り状発行から出荷までの作業時間」「問い合わせ時の確認にかかる時間」などを、同じ条件で比較するとよいでしょう。

複数の運送会社を使うなら、送り状発行と運送EDIを一緒に検討

送り状の電子化は、単に紙の伝票をデータに置き換えるだけではありません。基幹システムからの出荷指示、送り状・荷札発行、運送会社へのデータ連携、出荷後の照合まで、全体の流れを見直すことで、現場の負担を減らす選択肢が広がります。

株式会社ノリックのマスターズEDIは、複数の運送会社に対応する送り状・荷札発行システムです。CSV・固定長データの取り込み、運送EDI、出荷実績データの返却に対応し、運送会社との打ち合わせから導入まで支援します。複写式送り状を使う運用や、業務に合わせたカスタマイズもご相談いただけます。

→ マスターズEDIの製品情報を見る → 送り状の電子化について相談する

よくある質問

送り状を電子化すると、紙の荷札は不要になりますか？

必ずしも不要にはなりません。運送会社やサービスによっては、出荷情報を電子連携したうえで、バーコード付き荷札などの印刷・貼付が必要です。

運送会社ごとに送り状発行システムを用意する必要がありますか？

複数の運送会社に対応したシステムを利用すれば、ひとつのシステムで送り状・荷札を発行できる場合があります。実際の対応会社・サービス・帳票は、導入前に確認してください。

すでに使っている基幹システムと連携できますか？

出荷指示データをCSVなどで出力できる場合は、送り状発行システムへの取り込みを検討できます。必要なデータ項目、形式、改修の有無は既存システムと導入先の両方に確認しましょう。

運送EDIの導入時、運送会社との調整は必要ですか？

必要なデータや運用を確認するため、事前の打ち合わせやテストが必要になる場合があります。ノリックでは、運送会社との交渉・打ち合わせを含め、導入を支援しています。

参考資料

• ヤマト運輸：「EDIツール」とはどのようなサービスですか？
• ヤマトホールディングス：B2クラウドAPIの公開について
• 国土交通省：物流標準化・物流情報標準ガイドライン