発送連絡メールを効率化するには？出荷後の通知とエラー管理

執筆：株式会社ノリック

発送完了メールを効率化する際の通知項目、送信タイミング、未送信やエラーの確認方法を解説します。

出荷が終わるたびに、取引先へ送り状番号をコピーしてメールを作っていませんか。発送連絡は、出荷実績と通知先を紐付け、一括送信や送信状況の確認ができる仕組みを検討することで、手作業を減らせる場合があります。

重要なのは、メールを早く送ることだけでなく、正しい届け先に、確定した出荷情報を届けられる運用を作ることです。

発送連絡に使う情報を整理する

取引先によって必要な情報は異なります。自社伝票番号、出荷日、運送会社、送り状番号、個数など、どの情報を通知するかを決めましょう。複数個口や複数の運送会社を使う場合は、すべての番号をどう記載するかも確認します。

メールアドレスは出荷先と必ずしも同じ担当者のものではありません。通知先の管理場所、変更手順、誤送信に気付いた際の連絡先を整理します。

送り状を発行した時点で連絡するのか、実際に出荷が確定した後に連絡するのかを明確にします。帳票の取消や再発行がある場合、確定前に送ると、後から送り状番号が変わる可能性があります。

出荷が分割される場合の連絡方法や、再発行時に訂正の連絡が必要かも、取引先との運用に合わせて決めておきましょう。

一括送信できても、送信失敗に気付けなければ連絡漏れが生じます。未送信、送信済み、エラーを確認できるか、再送するときに二重送信を避けられるかをテストします。

なお、システム上の「送信済み」は、相手がメールを読んだことまで意味するとは限りません。実際に何をもって送信済みとするかは、導入するシステムの仕様を確認してください。

FAXなど、メール以外の手段が必要な取引先は、送信先と運用を分けて整理します。FAX代行サービスを利用する場合は、契約、送信結果の確認、費用も合わせて検討してください。

マスターズEDIでは、発送完了メールの一括送信、送信状態の管理、FAX代行業者を経由した送信をカスタマイズとしてご相談いただけます。対象となるデータや送信方法、導入条件は個別に確認します。

通知先、出荷確定のタイミング、送り状番号、送信対象の絞り込み、エラー時の再送手順を、実際のケースで確認してください。