出荷データの集約・名寄せとは？同じ届け先への送り状をまとめる考え方

執筆：株式会社ノリック

出荷データの集約・名寄せの意味、まとめる条件、例外とテスト時の注意点を解説します。

同じ日に同じ届け先へ、複数の注文や伝票が発生することはありませんか。出荷データの集約・名寄せとは、あらかじめ決めた条件に合う出荷情報をまとめて扱うことです。 送り状をまとめられれば、発行や照合の手間を減らせる場合があります。

ただし、届け先が同じなら必ずまとめてよいとは限りません。取引先の指定や運送条件、出荷日などを確認して、集約のルールを決める必要があります。

どんなときに集約を検討する？

例えば、同一の届け先に対して、同じ出荷日の伝票が複数ある場合です。出荷の指示が別々でも、実際の荷物や送り状をまとめられる条件なら、発行や確認の手間を見直せます。

一方、受注番号ごとに別の帳票が必要な場合や、納品日、配送サービス、取扱条件が異なる場合は、分けて出荷しなければならないことがあります。

同じ住所でも部署や納品場所が異なることがあります。住所だけをキーにまとめるのではなく、実際の届け先と取引先のルールを確認しましょう。

通常の集約対象だけでなく、同住所・別部署、同届け先・別出荷日、複数個口、取消・再発行などもテストします。集約した後にどの元伝票が含まれているかを追えることも大切です。

集約の効果は、帳票の枚数だけでなく、確認・仕分け・問い合わせにかかる作業を含めて評価します。実際にまとめられる範囲は、自社の業務と取引先の条件によって変わります。

必ずできるわけではありません。取引先の指定、運送会社の条件、荷物の内容や個数などによって、分ける必要があります。

同一出荷日・同一届け先の集約についてご相談いただけます。集約条件は、現行の業務や取引先とのルールを確認したうえで決定します。