出荷後の問い合わせ対応を効率化｜自社伝票と送り状番号の紐付け方

執筆：株式会社ノリック

自社伝票番号と送り状番号の照合、出荷実績データの返却、問い合わせ対応の運用を解説します。

「取引先から荷物について聞かれたけれど、どの運送会社で送ったかすぐ分からない」。そんなときに役立つのが、自社伝票番号と送り状番号、運送会社を結び付けて管理する方法です。

出荷後の問い合わせは、送り状を発行して終わりではなく、その後の番号確認まで見通して設計すると対応しやすくなります。

照合に必要な情報

基本となるのは、自社の受注・出荷伝票番号、運送会社、送り状番号、出荷日です。複数個口や分納がある場合は、１件の自社伝票に複数の送り状番号が対応することもあるため、件数や紐付け方を確認します。

検索する担当者が営業か物流かによって、知っている番号や必要な画面も異なります。現場で何を手掛かりに問い合わせを受けるかを、先に整理しましょう。

発行直後、出荷確定後など、どの時点のデータを返すかは運用によって異なります。取消・再発行を行った場合に、古い番号をどう扱うかも確認してください。

送り状発行時に自社伝票番号を取り込めなければ、後からの照合に手作業が残ります。出荷指示と実績の両方に、共通のキーが含まれるか確認します。

複数の送り状番号が発行されるケースを、テストデータに含めます。問い合わせ時に必要なすべての番号を確認できるかがポイントです。

誤発行、送り状の再発行、出荷取消の際に、どの番号が有効か判別できる運用を決めます。履歴の残し方は各システムの仕様を確認してください。

送り状発行済みデータを業務システムへ連携する例として、ヤマトホールディングスのB2クラウドAPI案内があります。

送り状番号は運送会社の問い合わせに使う情報です。自社システム上で配達状況を直接確認できるかは、別途連携の有無と運送会社のサービスによって異なります。

出荷実績を取り込める形式や項目が揃えば、照合できる場合があります。自社伝票番号の持ち方を含め、導入前に確認してください。